Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja konferencji pn. „Bezpieczni dziś – świadomi jutra. Młodzież wobec wyzwań współczesnego świata cyfrowego” pn.: „Trampolina 4 etap I” „Wykluczenie nie ma MOWy! 2 etap I”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu

1.3.) Oddział zamawiającego: ROPS w Toruniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 361502012

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Bartkiewiczówny 93

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: rops@rops.torun.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.rops.torun.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

realizacja zadań samorządu w zakresie polityki społecznej

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja konferencji pn. „Bezpieczni dziś – świadomi jutra. Młodzież wobec wyzwań współczesnego świata cyfrowego” pn.: „Trampolina 4 etap I” „Wykluczenie nie ma MOWy! 2 etap I”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9fc68cab-42d2-4a81-a2b4-64719c83b98e

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00417921

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-09-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00119912/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.21 Kompleksowa organizacja konferencji dla młodzieży i ich rodzin w ramach projektu Trampolina 4 - etap I oraz „Wykluczenie – nie ma MOWy! 2 – etap I”

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest realizowane w ramach Priorytetu 8: Fundusze europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego, Działanie 8.25: Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej, współ-finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszy Europejskich dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1366036

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1366036

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Postępowanie DO.262.30.2026
prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem:
https://platformazakupowa.pl. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę
ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po
których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom
informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany
specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”.
Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest
konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego
wykonawcy.
Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na
platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może
trafić do folderu SPAM.
Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i
przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania
sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl , tj.: stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej
przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram,
procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich
nowsze wersje, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,włączona
obsługa JavaScript, zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,Platformazakupowa.pl
działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8, Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę
zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem
Głównego Urzędu Miar. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: akceptuje
warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w
zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod
linkiem. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z
platformazakupowa.pl
w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie
oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i
nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy
Prawo Zamówień Publicznych.Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności
logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści specyfikacji, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym
postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod
adresem: https://platformazakupowa.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DO.262.30.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług następująco:
a) zorganizowanie wydarzenia - eventu;
b) zapewnienie opiekuna organizacyjnego eventu oraz moderatora;
c) zorganizowanie i obsługę recepcji eventu, a także rejestracji uczestników;
d) zapewnienie specjalistów wygłaszających prelekcje oraz przeprowadzających warsztaty dla uczestników;
e) zapewnienie materiałów szkoleniowych dla uczestników wydarzenia;
f) zapewnienie certyfikatów uczestnictwa w wydarzeniu dla wszystkich uczestników;
g) przekazanie Zamawiającemu list obecności uczestników potwierdzających udział w wydarzeniu oraz list odbioru materiałów szkoleniowych, potwierdzonych własnoręcznym podpisem;
h) przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu protokołu odbioru z realizacji eventu, wraz z profe-sjonalnym filmem promocyjnym;
i) udokumentowanie fotograficzne – minimum 50 zdjęć – bardzo dobrej jakości, które będą od-zwierciedleniem tematyki wydarzenia;
j) przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizacji działania określonych i wymaganych przez Zamawiającego;
k) świadczenie usług cateringowych podczas wydarzenia;
l) zapewnienie sali do przeprowadzenia eventu/wydarzenia z odpowiednio przygotowanymi min. 7 stanowiskami dydaktycznymi oraz 2 do przeprowadzania quizów;
m) zapewnienie transportu uczestników oraz ich opiekunów na miejsce realizacji eventu oraz z po-wrotem pod wskazany w dalszej części adres, wraz z ubezpieczeniem uczestników eventu;
n) zapewnienie dla wszystkich uczestników oraz ich opiekunów kolorowych opasek w liczbie 240 sztuk w różnych kolorach;
o) zapewnienie robota humanoidalnego wraz z obsługą techniczną, zapewniającego jego gotowość do pracy przez cały czas trwania wydarzenia. Robot będzie wykorzystywany do prowadzenia inte-rakcji głosowych z uczestnikami, obejmujących m.in. powitanie uczestników i gości, wprowadze-nie w tematykę konferencji, krótkich prezentacji dotyczących świata cyfrowego, w tym dobrych praktyk w zakresie bezpiecznego korzystania z usług cyfrowych, prowadzenie krótkich rozmów z uczestnikami oraz udzielanie odpowiedzi na ich pytania dotyczące sztucznej inteligencji, nowych technologii i cyberbezpieczeństwa. W trakcie przerw robot będzie umożliwiał uczestnikom zada-wanie pytań i prowadzenie krótkich rozmów, a także przeprowadzał krótkie quizy związane z te-matyką konferencji. Wykorzystanie robota humanoidalnego ma służyć uatrakcyjnieniu przekazy-wanych treści oraz zwiększeniu zaangażowania uczestników w proces edukacyjny.

4.2.6.) Główny kod CPV: 80000000-4 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

80570000-0 - Usługi szkolenia w dziedzinie rozwoju osobistego

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-10-13

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: aspekty społeczne – integracja społeczna i zawodowa osób z grup zagrożonych wykluczeniem społecznym

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1) warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej
Zamawiający ustanawia następujące minimalne poziomy zdolności:
a) w zakresie doświadczenia:
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien wykazać się realizacją minimum 3 usług mających za przedmiot organizację i przeprowadzenia even-tów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń, w tym minimum 2 usług zrealizowanych dla młodzieży. Wartość łączna wszystkich zrealizowanych (a w przypadku usług ciągłych również wy-konywanych usług) i wskazanych przez Wykonawcę w wykazie usług winna wynosić co najmniej 350.000,00 zł brutto. Wśród ww. usług wykazywanych przez Wykonawcę znaleźć musi się mini-mum jedno wydarzenie zrealizowane dla min. 200 osób oraz min. jedno na kwotę 160.000,00 zł.
W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w za-łączniku nr 3 do SWZ.
Podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale XII składane są przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w art. 274 ust. 1 ustawy Pzp,
b) w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien wykazać się dysponowaniem oso-bami, które posiadają uprawnienia i kwalifikacje zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz doświadczenie w realizacji eventów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń. W szczególności Zamawiający wymaga, aby:
1) osoba pełniąca funkcję opiekuna organizacyjnego wydarzenia posiadała doświadczenie w organizacji minimum 5 eventów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń;
2) osoba pełniąca funkcję moderatora wydarzenia posiadała doświadczenie w moderowaniu minimum 5 eventów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń;
3) osoby rekomendowane do wygłaszania prelekcji i prowadzenia warsztatów posiadały wy-kształcenie wyższe i były specjalistami w dziedzinie cyberbezpieczeństwa/ochrony danych osobowych/bezpieczeństwa informacji/ psychologii itp.; 2 osoby wygłaszające wykłady – prelekcje główne – powinny wykazywać się przeprowadzeniem min. 5 prelekcji w ciągu ostatnich trzech lat odpowiadających tematyką przedmiotowi zamówienia; min. 3 osoby z 7 prowadzących warsztaty winny wykazywać się przeprowadzeniem min. 5 warszta-tów/szkoleń odpowiadających tematyką przedmiotowi zamówienia; minimum jedna osoba wygłaszająca prelekcje główne winna posiadać tytuł biegłego sądowego w dziedzinie ochro-ny danych osobowych i jedna osoba - specjalista ds. standardów ochrony małoletnich lub specjalista/terapeuta ds. uzależnień. W celu wykazania spełniania warunku udziału w postę-powaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w załączniku nr 3 do SWZ.
Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji prelegenta i moderatora wydarzenia – eventu. Zamawiający wymaga, aby min. 1 prelegent wygłaszający prelekcję główną lub min. 1 osoba prowadząca warsztaty, posiadały min. 2,5-letnie doświadczenie praktyczne w pracy w pla-cówkach zamkniętych i/lub z młodzieżą przebywającą w placówkach zamkniętych i/lub na rzecz młodzieży objętej sądowym środkiem wychowawczym.
4) w/w osoby nie figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym, o którym mowa w ustawie z dnia 13 maja 2016 roku o przeciwdziałaniu za-grożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U z 2020 r., poz. 152). Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (treść oświadczenia zawarta jest w za-łączniku nr 3 do Zapytania ofertowego), potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu.
W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w za-łączniku nr 3 do SWZ.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

2. Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej umowy w następujących przypadkach:
1) terminu wykonania przedmiotu umowy:
a) jeżeli przyczyny, z powodu których będzie zagrożone dotrzymanie terminu zakończenia realizacji umowy będą następstwem okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający, w zakresie, w jakim ww. okoliczności miały lub będą mogły mieć wpływ na dotrzymanie terminu zakończenia realizacji zamówienia,
b) polegającego na wystąpieniu siły wyższej uniemożliwiającej terminową realizację zamówienia, w tym w przypadku wystąpienia okoliczności wynikających z ogłoszenia stanu wyjątkowego np. pandemii, wpływających na terminowość wykonania zamówienia;
c) W sytuacji wystąpienia obiektywnych okoliczności, niezależnych od stron umowy, jeśli te okoliczności będą wywierały wpływ na wykonanie przedmiotu umowy w ustalonych terminach.
2) zmian przepisów prawnych dotyczących zrealizowania usług, będących przedmiotem umowy;
3) składu osobowego prelegentów/moderatora/opiekuna – wskazanych przez Zamawiającego i zapewnionych przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że zmiana nastąpi poprzez wyznaczenie osoby/osób posiadających co najmniej takie samo doświadczenie jak osoba zmieniana; na tej podstawie dopuszczalne jest rozszerzanie kadry merytorycznej;
4) treści programu konferencji, o którym mowa w § 1 ust. 4 umowy- jeśli jest to uzasadnione potrzebami Zamawiającego.
3. Warunkiem wprowadzenia zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy jest wystąpienie okoliczności niezależnych od stron umowy, uniemożliwiających wykonanie umowy w terminie pierwotnym. Obowiązek udokumentowania wystąpienia okoliczności uzasadniających zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ciąży na stronie umowy wnioskującej o wprowadzenie zmiany. Za okoliczności uniemożliwiające wykonanie przedmiotu umowy w terminie uznaje się w szczególności:
1) działanie siły wyższej;
2) przedłużającą się procedurę, w związku z rozpatrywaniem wniesionego/ wniesionych przez Wykonawcę środków odwoławczych;
3) okoliczności występujące po stronie Zamawiającego, które uniemożliwią wykonanie zamówienia w ustalonym w umowie terminie;
4) okoliczności niezależne od stron umowy uniemożliwiające realizację przedmiotu umowy w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w ofercie; okoliczności te mogą skutkować zarówno zmianą terminu wykonania umowy jak i zmianą miejsca wykonania przedmiotu umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-09-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1366036

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-09-10 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-10-09