Usługi w zakresie organizowania seminariów – „Organizacja konferencji Digital Skills Summit”

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji „Digital Skills Summit” zwanej dalej „Wydarzeniem” lub “Konferencją” która odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r. w budynku Senatu RP przy ul. Wiejskiej 4/6/8, 00-902 Warszawa dla maksymalnie 150 a minimalnie 100 osób. 1.1. W ramach realizowanych usług w zakresie zamówienia podstawowego Wykonawca zapewni: 1) wyposażenie, o którym mowa w Rozdziale IV Załącznika nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanego dalej „SOPZ”; 2) obsługę techniczną Konferencji, w tym zapewnienie możliwości przeprowadzenia streamingu z Wydarzenia w dniu 15 czerwca 2026 r., o których mowa w Rozdziale V SOPZ; 3) dokumentację fotograficzną i filmową z Konferencji z odpowiednią obróbką i montażem, o której mowa w Rozdziale VI SOPZ; 4) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej, o której mowa w Rozdziale VII SOPZ. 5) artykuły konferencyjne wraz z ich transportem (dostawą), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ; 6) zestawy promocyjne, wraz z konfekcjonowaniem oraz dystrybucją podczas Wydarzenia, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ; 7) obsługę recepcji i personelu obsługującego Wydarzenie, o których mowa w Rozdziale X SOPZ; 8) transport, montaż i demontaż, o których mowa w Rozdziale XI SOPZ; 9) usługę cateringową w trakcie trwania Konferencji, o której mowa w Rozdziale XII SOPZ; 10) lokal, catering oraz obsługę na potrzeby organizacji koktajlu wieczornego oraz zapewnienie oprawy muzycznej, o których mowa w Rozdziale XIII SOPZ; 11) zapewnienie tłumacza migowego w dniu 15.06.2026 r. podczas Konferencji w wersji online i stacjonarnej w godzinach 9:00 – 16:00 oraz dostosowanie przestrzeni na potrzeby realizacji tej usługi.  1.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie zamówienia podstawowego ulec może liczba: 1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 100 osób; 2) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 40 osób; 3) artykułów konferencyjnych (tj.: identyfikatory, smycze), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ, stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 100; 4) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 100 w dniu Konferencji; 5) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 40; 6) zestawów promocyjnych, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100. 1.3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie prawa opcji ulec może liczba: 1) pokoi hotelowych i dób hotelowych, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 1) SOPZ z zastrzeżeniem, że minimalna liczba pokoi to 5 a minimalna liczba