Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja Gali plebiscytu pn.: „Warszawianka Roku”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Stołeczne Warszawa

1.3.) Oddział zamawiającego: Urząd m.st. Warszawy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015259640

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Pl. Bankowy 3/5

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-950

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 443 14 07

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniabzp@um.warszawa.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.um.warszawa.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja Gali plebiscytu pn.: „Warszawianka Roku”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-926bfa9c-ccc6-4017-be52-c87af87ea1fa

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00439435

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-09-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00608181/09/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.11 Kompleksowa organizacja Gali plebiscytu pn. "Warszawianka Roku"

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/320435/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/320435/notice/public/details

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: określone w SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): określono w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): określono w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/EM/271/II-160/26

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Kompleksowa organizacja Gali plebiscytu pn.: „Warszawianka Roku”

Kompleksowa organizacja Gali plebiscytu pn.: „Warszawianka Roku”

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja całościowej realizacji Gali

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja wizualna 10 Wizytówek (K3)

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja działań promocyjnych tj. planu strategii promocyjno- komunikacyjnej Plebiscytu” (K4)

4.3.6.) Waga: 25

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Propozycje artystów do wykonania statuetki wraz z portfolio” (K5)

4.3.6.) Waga: 6

Kryterium 6

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Propozycje autorów portretów graficznych/ilustracyjnych wraz z portfolio” (K6)

4.3.6.) Waga: 4

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, należycie wykonał co najmniej cztery (4) usługi, każda o wartości co najmniej 400 000,00 zł brutto, z których każda polegała na kompleksowym zorganizowaniu i wykonaniu imprezy/wydarzenia o charakterze galowym, kulturalnym, społecznym lub promocyjnym dla minimum 200 uczestników każda.
2. Wykonawca musi wykazać dysponowanie następującymi osobami:
a) Kierownik projektu
Wymagania:
• minimum 5 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami eventowymi lub promocyjnymi,
• w ciągu ostatnich 5 lat kierował realizacją co najmniej 2 wydarzeń dla minimum 200 uczestników.
b) Reżyser / producent wydarzenia
Wymagania:
• doświadczenie przy realizacji co najmniej 2 gal, koncertów, wydarzeń kulturalnych lub społecznych transmitowanych lub rejestrowanych audiowizualnie w roli reżysera/producenta wydarzenia.
c) Koordynator działań promocyjnych i PR
Wymagania:
• doświadczenie w realizacji minimum 2 kampanii promocyjnych lub społecznych o zasięgu regionalnym lub ogólnopolskim w roli koordynatora działań promocyjnych i PR
d) Koordynator techniczny
Wymagania:
• doświadczenie przy realizacji minimum 2 wydarzeń obejmujących scenografię, oświetlenie, nagłośnienie i obsługę multimedialną w roli koordynatora technicznego.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: w niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia składanych na wezwanie.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz usług
b) dowody, że wykazane w oświadczeniu usługi zostały wykonane należycie.
c) Wykaz osób

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

a) Koncepcja całościowej realizacji Gali do pozacenowego kryterium oceny ofert określonego w pkt 25.2. SWZ;
b) Koncepcja wizualna 10 Wizytówek do pozacenowego kryterium oceny ofert określonego w pkt 25.3. SWZ;
c) Koncepcja działań promocyjnych tj. planu strategii promocyjno- komunikacyjnej Plebiscytu do pozacenowego kryterium oceny ofert określonego w pkt 25.4. SWZ;
d) Propozycje artystów do wykonania statuetki wraz z portfolio do pozacenowego kryterium oceny ofert określonego w pkt 25.5. SWZ;
e) Propozycje autorów portretów graficznych/ilustracyjnych wraz z portfolio do pozacenowego kryterium oceny ofert określonego w pkt 25.6. SWZ;
f) Oświadczenia (przygotowanego wg wzoru określonego w Załączniku nr 5 do SWZ) o dysponowaniu co najmniej 2 artystami muzycznymi lub 2 zespołami muzycznymi do wykonania programu muzycznego w trakcie uroczystej Gali, spełniającymi wymogi określone przez Zamawiającego OPZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Oświadczenie, o którym mowa w pkt 14.2. lit. f) swz podlega uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych wskazanych w pkt. 14.2. lit. a) - f) SWZ:
a) Koncepcje i Propozycje wskazane w pkt. 14.2. lit. a) - e) w zakresie oceny ofert w pozacenowym kryterium oceny ofert nie podlegają uzupełnieniu.
Niezłożenie któregokolwiek z przedmiotowych środków dowodowych skutkować będzie odrzuceniem oferty.
b) Jawne wersje Koncepcji i Propozycji wskazanych w pkt. 14.2. lit. a) - e), obejmujące streszczenie zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa informacji poufnych, podlegają uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy;
c) Oświadczenie, o którym mowa w pkt 14.2. lit. f) podlega uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy.

Wykaz innych dokumentów i oświadczeń:
a) w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana w dokumencie rejestrowym Wykonawcy,
dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;
b) w przypadku, gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o
których mowa w pkt. 18 SWZ;
c) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, załączonego do oferty w systemie:
– oświadczenia, o którym mowa w pkt 14.4. lit. a) i b) SWZ dotyczącego każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się
o zamówienie,
– oświadczenia z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

określono w SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

określono w SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-09-23 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia.um.warszawa.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-09-23 12:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-10-22