Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji – Zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR”) usługi hotelarsko-gastronomicznej wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych na którą składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: (1) zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, (2) zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, zapewnienie serwisu kawowego oraz sali eventowej, (3) zapewnienie transportu. Szczegółowy opis wymagań został zawarty w załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy (dalej: „p.p.u.”) stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ. 2. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u., stanowiącymi Załącznik nr 8 do SWZ. 1.1.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem i serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr I, położonego w granicach administracyjnych powiatu Pruszkowskiego lub Piaseczyńskiego. 1.1.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej). 1.1.3. W ramach usług świadczonych w OŚRODKU nr I składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.1.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.1.3.2. zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, 1.1.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne). 1.1.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr I. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego. 1.1.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na nas