Usługi w zakresie organizowania seminariów – „Organizacja Spotkania Rady Doradczej Rodziców oraz 20. Międzynarodowej Konferencji pt. Bezpieczeństwo dzieci i młodzieży w internecie”

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych wraz z zapleczem organizacyjnym, zapewnienie usługi cateringowej oraz pokoi hotelowych dla prelegentów konferencji na potrzeby organizacji w Warszawie dwóch spotkań tj.: spotkania Rady Doradczej Rodziców dla maksymalnie 30 osób (minimalna liczba osób: 15), zwanej dalej „Spotkaniem RDR” oraz dwudniowej konferencji pn.: 20. Międzynarodowa Konferencja pt.: „Bezpieczeństwo dzieci i młodzieży w internecie”, dla maksymalnie 450 osób (minimalna liczba: 350 osób) zwanej dalej „Konferencją”. Na gwarantowany (minimalny) zakres zamówienia składa się: 1) pozycja 1.1. i 1.2. tabeli znajdującej się w Formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 2a do SWZ, 2) minimalna liczba uczestników Konferencji (nie mniej niż 350) oraz uczestników Spotkania RDR (nie mniej niż 15), w sytuacji, w której rzeczywista liczba uczestników będzie mniejsza niż minimalna Zamawiający zapłaci Wykonawcy za minimalną liczbę uczestników danego wydarzenia, 3) minimalna liczba pokoi jednoosobowych (nie mniej niż 6) i dwuosobowych (nie mniej niż 1), 4) minimalna liczba dób hotelowych (nie mniej niż 1) 2. Zamówienie jest przewidziane do współfinansowania z funduszy Unii Europejskiej w ramach programu Komisji Europejskiej „Cyfrowa Europa” (ang. „Digital Europe Programme”). 3. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 4. Termin realizacji zamówienia: tj.: Konferencja odbędzie się w dniach 15 – 16 września 2026 r. / 22-23 września 2026 r , Spotkanie RDR odbędzie się w dniu 14 września 2026 r. / 21 września 2026 r. . Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do dnia wykonania wszystkich obowiązków składających się na Przedmiot Umowy nie dłużej niż do upływu 35 – tego dnia liczonego od upływu ostatniego dnia Konferencji, z zastrzeżeniem tych postanowień Umowy, które przewidują dłuższe terminy (np. okres poufności). 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryterium oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. 7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem: a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji; b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do któ