Usługi w zakresie organizowania seminariów – „Organizacja konferencji SECURE 2026”

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na obsłudze konferencji „SECURE 2026” organizowanej stacjonarnie w Warszawie w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej: NASK-PIB) zwanej dalej: „Wydarzeniem” polegająca na zapewnieniu: 1) obsługi technicznej Wydarzenia; 2) przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia; 3) organizacji uroczystej kolacji; 4) usługi cateringu podczas Wydarzenia; 5) organizacji koktajlu na terenie Muzeum Historii Polski, zwanego dalej „MHP”; 6) usługi tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia migowego podczas Wydarzenia; 7) obsługi recepcji i szatni podczas Wydarzenia; 8) organizacji warsztatów; 9) obsługi fotograficznej, nagrań i relacji z Wydarzenia. 2. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Muzeum Historii Polski, Gwardii 1, 01-538, Warszawa. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Lokalizacja Wydarzenia stanowi integralny element procesu organizacyjnego. Organizacja Wydarzenia w tej przestrzeni gwarantuje odpowiedni prestiż oraz buduje jego spójność wizerunkową. Budynek MHP dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. Audytorium, Salę Kinową, sale konferencyjne, sale warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja umożliwia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu. 3. Liczba uczestników Wydarzenia: 1) Konferencja: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Konferencji: 400. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 2) Warsztaty: maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Warsztatów: 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 3) Koktajl: maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Koktajlu 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 4) Kolacja: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Kolacji 80. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia. Dzień roboczy – oznacza dni: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba: 1) mikrofonów nagłownych, o których mowa w Rozdziale 3 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba mikrofonów nagłownych to 3 szt. a minimalna l