Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja czterech ogólnopolskich konferencji dla przedsiębiorców

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT PODSTAWOWYCH PROBLEMÓW TECHNIKI PAN

1.3.) Oddział zamawiającego: Dział Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326026

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Adolfa Pawińskiego 5B

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-106

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ippt.pan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ippt.pan.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badania naukowe i edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja czterech ogólnopolskich konferencji dla przedsiębiorców

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-7f57fd08-21f3-4071-bec2-c6fd6edff2d0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00122439

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00098705/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Organizacja czterech ogólnopolskich konferencji dla przedsiębiorców (wynajem Sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem technicznym i obsługą, catering, wynajem mebli eventowych, usługi fotografa)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/ipptpan

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej spółki Open Nexus Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, dostępnej pod adresem strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ipptpan

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z Rozdziałem XIII SWZ. Szczegółowa instrukcja obsługi Platformy dostępna jest pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. W przypadku problemów w obsłudze Platformy, należy zgłaszać je na adres e-mail: cwk@platformazakupowa.pl lub nr tel. + 48 (22) 101 02 02.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.261.58.2026.US.TP1

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 4

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Konferencja 16 albo 18 czerwca 2026 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

39133000-3 - Zestawy wystawowe

79961000-8 - Usługi fotograficzne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-06-18

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 65

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby zajmującej się transmisją na żywo (streaming live) (DT)

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby realizującej usługę fotografa (DF)

4.3.6.) Waga: 5

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowa przestrzeń (DP)

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Konferencja 15 albo 17 grudnia 2026 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

39133000-3 - Zestawy wystawowe

79961000-8 - Usługi fotograficzne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-17

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 65

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby zajmującej się transmisją na żywo (streaming live) (DT)

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby realizującej usługę fotografa (DF)

4.3.6.) Waga: 5

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowa przestrzeń (DP)

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Konferencja 15 albo 17 czerwca 2027 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

39133000-3 - Zestawy wystawowe

79961000-8 - Usługi fotograficzne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-06-17

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 65

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby zajmującej się transmisją na żywo (streaming live) (DT)

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby realizującej usługę fotografa (DF)

4.3.6.) Waga: 5

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowa przestrzeń (DP)

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 4

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Konferencja 14 albo 16 grudnia 2027 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

39133000-3 - Zestawy wystawowe

79961000-8 - Usługi fotograficzne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-12-16

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 65

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby zajmującej się transmisją na żywo (streaming live) (DT)

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby realizującej usługę fotografa (DF)

4.3.6.) Waga: 5

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowa przestrzeń (DP)

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Warunki udziału jednakowe dla każdej z 4 części:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 usługi polegające na organizacji wydarzenia (konferencji/konwentu/ kongresu/zjazdu/sympozjum, z wyłączeniem szkoleń/warsztatów), przy czym organizacja każdego wydarzenia obejmowała łącznie: wynajem sali konferencyjnej oraz obsługę cateringową i obsługę techniczno-logistyczną wydarzenia dla co najmniej 100 osób. W przypadku trwających umów na usługi okresowe lub ciągłe Wykonawca musi wskazać wykonanie usług odpowiadających brzmieniu powyższego warunku. Zatem, w przypadku, gdy wykonywane zamówienia dotyczą świadczeń okresowych lub ciągłych, dopuszcza się nie tylko zamówienia zakończone, ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia już faktycznie wykonana musi spełnić ww. warunek i należy podać wartość zrealizowanej części zamówienia do dnia złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie wyżej wymienionego warunku (nie wartość całej umowy).
UWAGA! Przez 3 usługi Zamawiający rozumie usługi świadczone w ramach 3 odrębnych umów świadczonych na rzecz różnych Zamawiających. Wykonawca, składając ofertę winien wykazać co najmniej po 3 usługi na każdą część oddzielnie,.

W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu Wykonawca złoży wykaz usług, na wzorze stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ – wypełniony stosownie do części, w której składana jest oferta. W wykazie usług należy podać: przedmiot zamówienia (nazwę usługi), podmiot, na rzecz którego usługa była wykonywana, termin wykonania usługi oraz liczbę uczestników wykonanej usługi.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wzór (projekt) umowy stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.
2. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie właściwe przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r., poz. 1071) ustawy Pzp oraz innych przepisów prawa, mogących wpłynąć na realizację zamówienia.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 455 ustawy Pzp i opisanym w § 10 ust. 1 wzoru umowy.
4. Poza przypadkami wymienionymi w ust. 3, Zamawiający dopuszcza zmiany postanowień niniejszej Umowy w sytuacjach, o których mowa w art. 454-455 Ustawy Pzp.
5. Dopuszcza się również możliwość zmian postanowień Umowy, zgodnie z art. 436 pkt 4 ustawy Pzp, w zakresie zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmian opisanych w § 10 ust. 4 wzoru umowy.
6. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, zarówno poprzez jego podwyższenie, jak i obniżenie, w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia. Zmiany zostały opisane w § 11 wzoru umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-03-05 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/ipptpan

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-03-05 12:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-04-03