Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie na rzecz Zamawiającego usług hotelarskich na potrzeby Międzynarodowego Festiwalu Filmowego Camerimage w terminie 06-15.11.2026 roku w Toruniu.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 385314450

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek Nowomiejski 28

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.7.) Numer telefonu: agnieszka.c@ecfcamerimage.pl

1.5.8.) Numer faksu: agnieszka.c@ecfcamerimage.pl

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ecfcamerimage.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ecfcamerimage.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

państwowa instytucja kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie na rzecz Zamawiającego usług hotelarskich na potrzeby Międzynarodowego Festiwalu Filmowego Camerimage w terminie 06-15.11.2026 roku w Toruniu.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a36ed175-18fb-4589-873a-d1029d13701d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00414198

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-08-31

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1361685

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1361685

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Maksymalny rozmiar jednego pliku
przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy
komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
2. Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców muszą być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady
Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w
postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.
3. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf
4. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń (zip, 7Z )
5. Wśród rozszerzeń powszechnych a niewystępujących w Rozporządzeniu KRI występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages.
Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.
6. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi maksymalnie
10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który
wynosi maksymalnie 5MB.
18. W przypadku stosowania przez wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
• Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu zamawiający zaleca, w miarę
możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na rozszerzenie .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym w
formacie PAdES.
• Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć podpisem w formacie XAdES o typie zewnętrznym. Wykonawca powinien
pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ECFC.2600.1.1.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 4

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie nr 1: W kategorii hoteli 4-gwiazdkowych:
• 130 pokoi 1-osobowych,
• 15 pokoi 2-osobowych (możliwych do pojedynczego wykorzystania w cenie jedynki),
• 6 apartamentów,

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

11) Prawo opcji:
a) Zamawiający zastrzega prawo opcji obejmującej zlecenie Wykonawcy zrealizowania usługi noclegowej obejmującej okres dłuższy niż wskazane w opisie przedmiotu zamówienia 9 dób noclegowych; podstawę do skorzystania z opcji stanowi art. 441 ustawy Pzp;
 Przewidywany maksymalny zakres opcji obejmuje zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; wydłużony okres korzystania z noclegów dotyczyć może maksymalnie 20% liczby pokoi liczonych od zakresu podstawowego zamówienia
bądź wg wyboru Zamawiającego
 zwiększenie ilości zamawianych pokoi do 20% liczonych od zakresu podstawowego umowy określonego w § 2 ust. 2 projektowanych postanowieniach umowy
b) Cena za wykonanie usługi w ramach prawa opcji zostanie ustalona w oparciu o zaoferowane stawki jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy;
c) W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie z tytułu wykonania zamówienia objętego prawem opcji obliczone na podstawie ceny jednostkowej wskazanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym oraz zakresu wykonanej przez Wykonawcę usługi w ramach opcji.
d) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku uzyskania informacji o konieczności skorzystania z dłuższego pobytu przez gości festiwalowych lub informacji o konieczności zapewnienia większej ilości miejsc noclegowych niż ilości objęte zakresem podstawowym umowy;
e) W celu skorzystania z prawa opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie o zamiarze skorzystania z prawa opcji, w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 7 dni przed skorzystaniem z tego prawa.
f) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji wielokrotnie – do momentu wyczerpania maksymalnego zakresu opcji określonego w pkt b).
g) Zlecenie wykonania zamówienia objętego prawem opcji nie będzie wymagało zawarcia odrębnej umowy z Wykonawcą.
h) Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego
w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego.
i) W zakresie realizacji zamówienia objętego prawem opcji zapisy umowy, jaka zostanie zawarta w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, stosuje się odpowiednio.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena oferty – 100%

Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:

Cena 1 doby hotelowej w pokoju 1-osobowym w hotelu czterogwiazdkowym
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 2-osobowym w hotelu czterogwiazdkowym
Cena 1 doby hotelowej w apartamencie w hotelu czterogwiazdkowym

Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty


najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty

gdzie:
najniższa oferowana cena to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 1-osobowym, dobę hotelową w pokoju 2-osobowym oraz doby hotelowej w apartamencie

cena badanej oferty to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 1-osobowym, dobę hotelową w pokoju 2-osobowym oraz dobę hotelową w apartamencie.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie nr 2: W kategorii hoteli 3-gwiazdkowych:
• 20 pokoi 1-osobowych,
• 5 pokoi 2-osobowych (możliwych do pojedynczego wykorzystania w cenie jedynki),

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

11) Prawo opcji:
a) Zamawiający zastrzega prawo opcji obejmującej zlecenie Wykonawcy zrealizowania usługi noclegowej obejmującej okres dłuższy niż wskazane w opisie przedmiotu zamówienia 9 dób noclegowych; podstawę do skorzystania z opcji stanowi art. 441 ustawy Pzp;
 Przewidywany maksymalny zakres opcji obejmuje zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; wydłużony okres korzystania z noclegów dotyczyć może maksymalnie 20% liczby pokoi liczonych od zakresu podstawowego zamówienia
bądź wg wyboru Zamawiającego
 zwiększenie ilości zamawianych pokoi do 20% liczonych od zakresu podstawowego umowy określonego w § 2 ust. 2 projektowanych postanowieniach umowy
b) Cena za wykonanie usługi w ramach prawa opcji zostanie ustalona w oparciu o zaoferowane stawki jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy;
c) W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie z tytułu wykonania zamówienia objętego prawem opcji obliczone na podstawie ceny jednostkowej wskazanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym oraz zakresu wykonanej przez Wykonawcę usługi w ramach opcji.
d) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku uzyskania informacji o konieczności skorzystania z dłuższego pobytu przez gości festiwalowych lub informacji o konieczności zapewnienia większej ilości miejsc noclegowych niż ilości objęte zakresem podstawowym umowy;
e) W celu skorzystania z prawa opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie o zamiarze skorzystania z prawa opcji, w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 7 dni przed skorzystaniem z tego prawa.
f) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji wielokrotnie – do momentu wyczerpania maksymalnego zakresu opcji określonego w pkt b).
g) Zlecenie wykonania zamówienia objętego prawem opcji nie będzie wymagało zawarcia odrębnej umowy z Wykonawcą.
h) Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego
w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego.
i) W zakresie realizacji zamówienia objętego prawem opcji zapisy umowy, jaka zostanie zawarta w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, stosuje się odpowiednio

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: ZADANIE NR 2
Cena oferty – 100%
Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 1-osobowym w hotelu trzygwiazdkowym
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 2-osobowym w hotelu trzygwiazdkowym

Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty

najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty

gdzie:
najniższa oferowana cena to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 1-osobowym, dobę hotelową w pokoju 2-osobowym
cena badanej oferty to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 1-oosobowym, dobę hotelową w pokoju 2-osobowym

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie nr 3 w kategorii hoteli 2-gwiazdkowych:
• 15 miejsc noclegowych (pokoje jedno-, dwu- lub wieloosobowe),

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

11) Prawo opcji:
a) Zamawiający zastrzega prawo opcji obejmującej zlecenie Wykonawcy zrealizowania usługi noclegowej obejmującej okres dłuższy niż wskazane w opisie przedmiotu zamówienia 9 dób noclegowych; podstawę do skorzystania z opcji stanowi art. 441 ustawy Pzp;
 Przewidywany maksymalny zakres opcji obejmuje zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; wydłużony okres korzystania z noclegów dotyczyć może maksymalnie 20% liczby pokoi liczonych od zakresu podstawowego zamówienia
bądź wg wyboru Zamawiającego
 zwiększenie ilości zamawianych pokoi do 20% liczonych od zakresu podstawowego umowy określonego w § 2 ust. 2 projektowanych postanowieniach umowy
b) Cena za wykonanie usługi w ramach prawa opcji zostanie ustalona w oparciu o zaoferowane stawki jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy;
c) W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie z tytułu wykonania zamówienia objętego prawem opcji obliczone na podstawie ceny jednostkowej wskazanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym oraz zakresu wykonanej przez Wykonawcę usługi w ramach opcji.
d) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku uzyskania informacji o konieczności skorzystania z dłuższego pobytu przez gości festiwalowych lub informacji o konieczności zapewnienia większej ilości miejsc noclegowych niż ilości objęte zakresem podstawowym umowy;
e) W celu skorzystania z prawa opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie o zamiarze skorzystania z prawa opcji, w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 7 dni przed skorzystaniem z tego prawa.
f) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji wielokrotnie – do momentu wyczerpania maksymalnego zakresu opcji określonego w pkt b).
g) Zlecenie wykonania zamówienia objętego prawem opcji nie będzie wymagało zawarcia odrębnej umowy z Wykonawcą.
h) Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego
w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego.
i) W zakresie realizacji zamówienia objętego prawem opcji zapisy umowy, jaka zostanie zawarta w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, stosuje się odpowiednio

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: ZADANIE NR 3

Cena oferty – 100%
Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:
Cena 1 doby hotelowej dla jednego miejsca noclegowego w hotelu dwugwiazdkowym – pokoju jednoosobowego, pokoju dwu- lub wieloosobowego do pojedynczego wykorzystania w cenie pokoju jednoosobowego.
Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty

najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty
gdzie:
najniższa oferowana cena to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową
cena badanej oferty to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 4

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie nr 4 w kategorii hoteli 1-gwiazdkowych:
• 45 pokoi 2-osobowych (możliwych do pojedynczego wykorzystania w cenie jedynki).

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

11) Prawo opcji:
a) Zamawiający zastrzega prawo opcji obejmującej zlecenie Wykonawcy zrealizowania usługi noclegowej obejmującej okres dłuższy niż wskazane w opisie przedmiotu zamówienia 9 dób noclegowych; podstawę do skorzystania z opcji stanowi art. 441 ustawy Pzp;
 Przewidywany maksymalny zakres opcji obejmuje zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; zapewnienie miejsc noclegowych w ilościach wskazanych w zakresie podstawowym przez okres obejmujący dwa tygodnie przed rozpoczęciem Festiwalu oraz tydzień po jego zakończeniu; wydłużony okres korzystania z noclegów dotyczyć może maksymalnie 20% liczby pokoi liczonych od zakresu podstawowego zamówienia
bądź wg wyboru Zamawiającego
 zwiększenie ilości zamawianych pokoi do 20% liczonych od zakresu podstawowego umowy określonego w § 2 ust. 2 projektowanych postanowieniach umowy
b) Cena za wykonanie usługi w ramach prawa opcji zostanie ustalona w oparciu o zaoferowane stawki jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy;
c) W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie z tytułu wykonania zamówienia objętego prawem opcji obliczone na podstawie ceny jednostkowej wskazanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym oraz zakresu wykonanej przez Wykonawcę usługi w ramach opcji.
d) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku uzyskania informacji o konieczności skorzystania z dłuższego pobytu przez gości festiwalowych lub informacji o konieczności zapewnienia większej ilości miejsc noclegowych niż ilości objęte zakresem podstawowym umowy;
e) W celu skorzystania z prawa opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie o zamiarze skorzystania z prawa opcji, w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 7 dni przed skorzystaniem z tego prawa.
f) Zamawiający może skorzystać z prawa opcji wielokrotnie – do momentu wyczerpania maksymalnego zakresu opcji określonego w pkt b).
g) Zlecenie wykonania zamówienia objętego prawem opcji nie będzie wymagało zawarcia odrębnej umowy z Wykonawcą.
h) Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego
w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego.
i) W zakresie realizacji zamówienia objętego prawem opcji zapisy umowy, jaka zostanie zawarta w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, stosuje się odpowiednio.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: ZADANIE NR 4

Cena oferty – 100%
Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:
Cena 1 doby hotelowej dla jednego miejsca noclegowego w pokoju 2-osobowym w hotelu jednogwiazdkowym.
Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty

najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty
gdzie:
najniższa oferowana cena to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 2- osobowym w przypadku wykorzystania przez dwie osoby oraz dobę hotelową w pokoju 2-osobowym w przypadku wykorzystania przez jedną osobę
cena badanej oferty to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 2-osobowym w przypadku wykorzystania przez dwie osoby oraz dobę hotelową w pokoju 2-osobowym w przypadku wykorzystania przez jedną osobę

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów:
a) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ,
b) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia, o którym mowa w pkt 1, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniami, o których mowa w pkt 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2a do niniejszej SWZ.
c) formularz ofertowy – wzór formularza stanowi załącznik nr 3 do SWZ;
d) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
e) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
f) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania.
2. Oferta składana jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (elektroniczny podpis kwalifikowany) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
3. Pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku gdy zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Przez cyfrowe odwzorowanie, należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej dokonuje odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą lub notariusz

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zamawiający nie ustanawia szczegółowych wymagań w stosunku do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Zamawiający przewiduje udzielenie zaliczki na poczet wykonania zamówienia zgodnie z art. 442 ustawy Pzp do 20% wartości umowy, płatna w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury zaliczkowej, nie wcześniej jednak niż na 7 dni przed oficjalnym rozpoczęciem Festiwalu (31 października 2026 roku).

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany treści niniejszej umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp oraz w następujących sytuacjach i we wskazanym zakresie:
a) zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, z tym zastrzeżeniem, że wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów;
b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, z tym zastrzeżeniem, że wynagrodzenie wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu wykonawcy wynikającą ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących niniejsze zamówienie do wysokości obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia;
c) zmiany ilości pokoi hotelowych w stosunku do ilości wskazanej przez Zamawiającego w treści SWZ – w zakresie ich zwiększenia lub zmniejszenia, co podyktowane będzie rzeczywistym zapotrzebowaniem na poszczególne pokoje w okresie bezpośrednio poprzedzającym termin Festiwalu. Zwiększenie liczby pokoi spowoduje zwiększenie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę stanowiącą iloczyn liczby pokoi i stawek zaoferowanych w ofercie przez Wykonawcę za dobę danego rodzaju pokoju, z uwzględnieniem postanowień § 2 ust. 4 umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-09-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1361685

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-09-10 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-10-09

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zamawiający, w oparciu o uzyskaną przez oferty punktację dokona wyboru ofert – z zastrzeżeniem, że w ramach jednej części zamówienia możliwe jest dokonanie wyboru więcej niż jednego wykonawcy. Powyższe wynika z faktu, że Wykonawcy są uprawnieni do złożenia oferty na mniejszą niż wskazana maksymalnie w danej części zamówienia ilość pokoi (miejsc noclegowych). Oferty będą wybierane w kolejności uzyskanej liczy punktów – zaczynając od najwyżej ocenionych, do chwili wyczerpania całej puli miejsc noclegowych w danej części.

Zamawiający przewiduje wykluczenie wykonawcy w przypadkach, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia
2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835), tj. wykonawcy:- wymienionego w wykazach określonych w
rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego
środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. Urz. UE
L 134 z 20.05.2006, str. 1, z późn. zm. – dalej jako: Rozporządzenie 765/2006), i rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z
dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność
terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. Urz. UE L 78 z 17.03.2014, str. 6, z późn. zm.
dalej jako: Rozporządzenie 269/2014) albo wpisanego na listę osób i podmiotów, wobec których są stosowane środki, o
których mowa w art. 1 ww. ustawy (dalej jako: Lista), na podstawie decyzji w sprawie wpisu na Listę rozstrzygającej o
zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy;- którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy
z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz
finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w
Rozporządzeniu 765/2006 i Rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na Listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym
od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na Listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na Listę rozstrzygającej o
zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy;- którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1
pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w Rozporządzeniu 765/2006 i
Rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na Listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile
został wpisany na Listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na Listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym
mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy.”
Oświadczenie stanowi załącznik nr 2 do SWZ