Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa kompleksowej organizacji posiedzenia komisji historycznej CTIF

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: KOMENDA GŁÓWNA PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000173404

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Podchorążych 38

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-463

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@kg.straz.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gov.pl/web/kgpsp

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa kompleksowej organizacji posiedzenia komisji historycznej CTIF

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-dba36fda-a243-47ea-b135-4276328c891e

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00406639

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-08-25

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00129131/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Usługa kompleksowej organizacji posiedzenia Komisji Historycznej CTIF

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1358981

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod
adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1358981
Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3;
7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r. s. 1-88, L 127 z 23 maja 2018 r. s. 2 oraz L 74 z
4 marca 2021 r. s. 35), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:
1) Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w związku z przeprowadzanym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego jest Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej; adres: 00-463 Warszawa, ul. Podchorążych 38, tel.: (22) 523 39 00, fax.: (22) 523 30 16, e-mail: komendant@ kg.straz.gov.pl , zwany dalej „Administratorem”;
2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych pod adresem: 00-463 Warszawa, ul. Podchorążych 38, tel.: (22) 523 33 69, fax.: (22) 523 30 16, e-mail: iod@kg.straz.gov.pl;
3) Administrator przetwarza Pana/Pani dane osobowe w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz zawarcia i realizacji umowy na wykonania zlecenia lub usługi - zgodnie z wymogami przepisów prawa, m. in. z art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c lub lit. e RODO, art. 19 ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, ze zm.).
Szczegółowe informacje RODO zawarto w rozdziale III SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BL-V.2370.11.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa na rzecz Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej „Zamawiającym”, polegająca na kompleksowej organizacji 29. Posiedzenia Komisji Historycznej CTIF oraz 33. Sympozjum Międzynarodowej Grupy Roboczej ds. Historii Straży Pożarnych oraz Ochrony Przeciwpożarowej przy CTIF, zwanych dalej łącznie „Wydarzeniem” albo „Posiedzeniem Komisji Historycznej CTIF”.
Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie, koordynację, organizację i obsługę Wydarzenia, które odbędzie się w dniach 5-10 października 2026 r. w Mysłowicach oraz w miejscach wskazanych w OPZ, w tym w Pszczynie, Krakowie i Alwerni, w zakresie wynikającym z programu Wydarzenia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-10-05 do 2026-10-10

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Standard obiektu hotelarskiego

4.3.6.) Waga: 40,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji, kongresu, sympozjum lub wydarzenia międzynarodowego.
Każda z wykazywanych usług musi spełniać łącznie następujące wymagania:
• obejmowała co najmniej 80 uczestników;
• obejmowała co najmniej obsługę organizacyjną, usługi gastronomiczne oraz zapewnienie albo koordynację zaplecza hotelowego, noclegowego lub konferencyjnego;
• o wartości minimum 150 000 zł każde wydarzenie.
Zdolność techniczna lub zawodowa — personel skierowany do realizacji zamówienia:
Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje albo będzie dysponował co najmniej następującymi osobami skierowanymi do realizacji zamówienia:
1) Koordynator przedsięwzięcia
Co najmniej jedna osoba przewidziana do pełnienia funkcji koordynatora przedsięwzięcia, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała co najmniej 2 konferencje, kongresy, sympozja lub wydarzenia międzynarodowe, z których każde obejmowało co najmniej 80 uczestników oraz co najmniej obsługę organizacyjną, gastronomiczną oraz hotelową, noclegową lub konferencyjną, oraz posługuje się językiem angielskim na poziomie co najmniej B1 według CEFR.
Doświadczenie koordynatora stanowi wyłącznie minimalny warunek dotyczący personelu skierowanego do realizacji zamówienia i nie podlega punktacji w kryteriach oceny ofert.
2) Tłumacze
Co najmniej 3 tłumaczy konferencyjnych, z których każdy posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w wykonywaniu tłumaczeń konferencyjnych, w tym doświadczenie w wykonywaniu tłumaczeń symultanicznych, oraz doświadczenie w realizacji tłumaczeń w kombinacji językowej: język polski, język angielski i język niemiecki. Zespół tłumaczy musi zapewniać obsługę tłumaczeniową w językach polskim, angielskim i niemieckim we wszystkich kierunkach tłumaczenia wymaganych w OPZ.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1 Wykaz usług
Na potwierdzenie spełniania warunku dotyczącego doświadczenia Wykonawca przedłoży wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z dowodami określającymi, czy usługi zostały wykonane albo są wykonywane należycie.
Wykaz usług należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wykaz oraz dowody należytego wykonania są składane wyłącznie na wezwanie Zamawiającego na podstawie art. 274 ust. 1 PZP.
Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług są referencje albo inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych — wykonywane. Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, dopuszcza się złożenie oświadczenia Wykonawcy wraz z uzasadnieniem braku możliwości uzyskania dokumentów.
2. Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia
Na potwierdzenie spełniania warunku dotyczącego personelu Wykonawca przedłoży Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ. Dokument jest składany wyłącznie na wezwanie Zamawiającego na podstawie art. 274 ust. 1 PZP.
Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących treści złożonych wykazów i dowodów w zakresie niezbędnym do oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty w zakresie podlegającym ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, jeżeli zmiana taka byłaby niedopuszczalna na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Wykaz osób składany na wezwanie na podstawie art. 274 ust. 1 PZP służy potwierdzeniu minimalnego warunku dotyczącego koordynatora i tłumaczy. Wraz z ofertą Wykonawca nie składa odrębnego wykazu doświadczenia koordynatora na potrzeby punktacji.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty, zgodnie z §12 projektowanych postanowień umownych, stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-09-02 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1358981

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-09-02 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni