Usługi w zakresie organizowania seminariów – „Kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów dniach 9-10 czerwca 2026 r.”

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, w dniach 9 - 10 czerwca 2026 r., zwanych dalej „Warsztatami”. W Warsztatach weźmie udział minimalnie 70 osób a maksymalnie 100 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników Warsztatów zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe, liczone przed terminem Warsztatów. Miejsce organizacji Warsztatów oraz usług powiązanych z nimi powinno znajdować się w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno‑szkoleniowych i cateringowych, wyposażonym w bazę noclegową oraz infrastrukturę rekreacyjną, zwanym dalej “Obiektem”. Obiekt ten musi być położony w odległości do 165 km od adresu ul. Łukowska 2 w Białymstoku oraz do 100 km od adresu ul. Kolska 12 w Warszawie. Odległość będzie mierzona w linii prostej, przy użyciu funkcji ‘Zmierz odległość’ dostępnej w serwisie Google Maps. Standard Obiektu nie może być niższy niż standard trzygwiazdkowy. Wykonawca wskaże dokładne miejsce realizacji Warsztatów w złożonej ofercie w pkt 2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 3. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 121 163,15 zł brutto. 4. Termin realizacji zamówienia: 1) Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia. Umowa zostaje zawarta na okres 3 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy, chyba że termin realizacji Warsztatów ulegnie zmianie zgodnie z pkt 3 poniżej – w takim przypadku Warsztaty nie mogą jednak odbyć się później niż do upływu 5 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy. 2) Wykonawca zobowiązuje się do realizacji i zapewnienia usług, o których mowa w § 1 umowy, odpowiednio w dniach realizacji Warsztatów tj.: w dniach 9 i 10 czerwca 2026 r. 3) Termin realizacji Warsztatów może ulec zmianie w przypadku wystąpienia czynników niezależnych od Zamawiającego, uniemożliwiających realizację Warsztatów w pierwotnie określonym terminie, o czym Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji przedmiotu umowy w nowym terminie, wskazanym przez Zamawiającego, bez dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zmiany terminu. 4) Usługi zostaną zrealizowane zgodnie z SOPZ oraz zgodnie z Ofertą Wykonawcy. 5) Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego w formie pisemnej o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wykonanie przedmiotu umowy przez Wykonawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia ich zaistnienia. Jeżeli okoliczności, o których mowa powyżej, uniemożliwią Wykonawcy prawidłowe lub terminowe wykonanie przedmiotu Umowy, Zamawiają