Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji ogólnopolskiej, 6 regionalnych spotkań na terenie Polski oraz 3 hybrydowych spotkań Grupy Roboczej

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MINISTERSTWO RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015725935

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Nowogrodzka 1/3/5

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-513

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@mrpips.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/rodzina

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji ogólnopolskiej, 6 regionalnych spotkań na terenie Polski oraz 3 hybrydowych spotkań Grupy Roboczej

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-74323681-2f53-45ba-8a47-328d7b492974

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00392174

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-08-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00111361/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.20 Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji ogólnopolskiej, 6 regionalnych spotkań na terenie Polski oraz 3 hybrydowych spotkań Grupy Roboczej w ramach projektu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Program Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego na lata 2021–2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia-mrpips.ezamawiajacy.pl/pn/zamowienia-mrpips/demand/309868/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia-mrpips.ezamawiajacy.pl/pn/zamowienia-mrpips/demand/309868/notice/public/details

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: (numeracja zgodna z SWZ)
9.1 Zamawiający, zgodnie z art. 67 ustawy informuje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informuje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
9.1.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
9.1.2 komputer klasy PC lub Mac spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
9.1.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2
9.1.4 zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf
9.1.5 dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES
9.1.6 dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oddzielny plik z podpisem.
9.2 Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:
9.2.1 Plik załączony przez wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany - format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.
9.2.2 Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.
9.3 W celu wejścia na Platformę, umożliwiającą m.in. złożenie oferty, wymagane jest uprzednie zalogowanie. Wykonawcy, którzy nie założyli jeszcze konta zobligowani są do uprzedniej, bezpłatnej rejestracji. Szczegóły rejestracji wskazane są w „Instrukcji dla wykonawcy”.
9.4 W przypadku problemów technicznych dotyczących pracy Platformy należy kontaktować się z serwisem dostępnym codziennie, od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 9:00 do 17:00:
1) pod numerem telefonu: (22) 257 22 23;
2) pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
– administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
– w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt: iodo@mrips.gov.pl;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji ogólnopolskiej, 6 regionalnych spotkań na terenie Polski oraz 3 hybrydowych spotkań Grupy Roboczej” – znak sprawy: BDG-V.2711.17.2026.JM.
– odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793);
– Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
– obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
– w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
– posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
– nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BDG-V.2711.17.2026.JM

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 1737232,43 PLN

4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 869920,54 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji ogólnopolskiej stacjonarnej z transmisją online; kompleksowa organizacja i obsługa 6 Regionalnych spotkań na terenie Polski, stacjonarnych z transmisją online; organizacja i obsługa 3 hybrydowych spotkań Grupy Roboczej.
2. Szczegółowe informacje dotyczące opisu przedmiotu, zakresu i warunków realizacji przedmiotu zamówienia określają Projektowane Postanowienia Umowy (PPU) stanowiące załącznik nr 2 do SWZ wraz z załącznikami, w tym z Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (SOPZ), stanowiącym załącznik nr 3 do PPU.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

92100000-2 - Usługi kinematograficzne oraz wideo

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osób wskazanych przez wykonawcę do prowadzenia poszczególnych wydarzeń

4.3.6.) Waga: 40,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować co najmniej dwoma osobami skierowanymi przez Wykonawcę do prowadzenia poszczególnych wydarzeń, tzn. konferencji i 6 regionalnych spotkań, z których każda spełnia następujące wymagania:
posiada doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 5 wydarzeń (tzn. konferencji, spotkań itp.), każde dla co najmniej 100 osób w trybie stacjonarnym lub hybrydowym w okresie ostatnich 5 (pięć) lat liczonych wstecz przed upływem terminu składania ofert, w tym co najmniej dwa wydarzenia były o tematyce społecznej, demograficznej, lub statystycznej.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Zamiast powyższego dokumentu, o którym mowa w pkt 8.5.1 SWZ, Wykonawca może złożyć ważny certyfikat wykonawcy zamówień publicznych, o ile przedłożony certyfikat potwierdza brak podstaw wykluczenia w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy. Jeżeli przedłożony certyfikat nie obejmuje zakresu wymagań określonych przez Zamawiającego w pkt 7.1.2 SWZ Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z certyfikatem tradycyjne podmiotowe środki dowodowe.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Mając na uwadze zapewnienie odpowiedniego przebiegu postępowania, w związku z określonym w pkt 13.2.3 SWZ kryterium nr 2 oceny ofert „Doświadczenie osób wskazanych przez wykonawcę do prowadzenia poszczególnych wydarzeń”, opierając się na postanowieniach art. 126 ust. 2 ustawy, Zamawiający wzywa wykonawców do złożenia wraz z ofertą wykazu osób spełniających wymogi określone w pkt 7.1.4.4. SWZ, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

„Wykaz osób”, służący do oceny w ramach kryterium oceny ofert nr 2 „Doświadczenie osób wskazanych przez wykonawcę do prowadzenia poszczególnych wydarzeń”, sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Przystępując do postępowania wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100).
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w rozumieniu art. 58 ustawy) muszą spełniać następujące wymogi:
1) wykonawcy występujący wspólnie są obowiązani do ustanowienia pełnomocnika do:
a) reprezentowania ich w postępowaniu albo,
b) reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego;
2) pełnomocnictwo – dokument wytworzony w postaci elektronicznej – musi zostać złożone wraz z ofertą i zawierać także wskazania:
a) przedmiotu zamówienia, którego dotyczy,
b) wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymienionych z nazwy wraz z określeniem adresu i siedziby.
Pełnomocnictwo to musi być udzielone przez każdego z wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę uprawnioną do reprezentowania każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
3. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy.
4. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian zostały szczegółowo opisane w Projektowanych Postanowieniach Umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-08-28 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy dostępnej pod adresem: https://zamowienia-mrpips.ezamawiajacy.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-08-28 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-09-26

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Termin realizacji zamówienia: do 31 grudnia 2027 r. Zamawiający dopuszcza możliwość wydłużenia terminu wykonania przedmiotu umowy w przypadku przedłużenia realizacji projektu „Wypracowanie rozwiązań służących przeciwdziałaniu migracji osób młodych z terenów dotkniętych depopulacją”, jednak nie później niż do 31 grudnia 2028 roku.
2. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z przyczyn, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514).