Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie obiektów wytypowanych do digitalizacji ze zbiorów Biblioteki PAN w Gdańsku w ramach projektu "Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej: źródła i konteksty"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 017307171

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Tamka 43

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-355

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: ajanuszewski@nifc.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nifc.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie obiektów wytypowanych do digitalizacji ze zbiorów Biblioteki PAN w Gdańsku w ramach projektu "Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej: źródła i konteksty"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-42154c7b-0811-491a-b49f-24bbcac05563

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00388113

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-08-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00092910/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.28 Przygotowanie obiektów wytypowanych do digitalizacji ze zbiorów Biblioteki PAN w Gdańsku

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

projekt pn. „Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej: źródła i konteksty”, finansowany ze środków europejskich w ramach programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027, umowa o dofinansowanie FERC.02.03-IP.01-0003/25-00

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-42154c7b-0811-491a-b49f-24bbcac05563

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-42154c7b-0811-491a-b49f-24bbcac05563
2. Informacja o środkach komunikacji elektronicznej znajduje się w rozdz. XV SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344), z zastrzeżeniem przypadków wskazanych w SWZ. Środkami komunikacji elektronicznej w postępowaniu są:
1) Platforma e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl – główny kanał komunikacji (strona internetowa prowadzonego postępowania);
2) poczta elektroniczna: ajanuszewski@nifc.pl. (w wyjątkowych sytuacjach, np. w sytuacji awarii na Platformie e-Zamówienia)
2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
3. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania wskazany jest w rozdz. II SWZ. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
4. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-42154c7b-0811-491a-b49f-24bbcac05563.
We wszelkiej korespondencji związanej z postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia w BZP (dodatkowo oprócz numeru BZP Wykonawca może posłużyć się również znakiem sprawy: ZP.25.34.2026.1).
5. Pozostałe informacje dot. korespondencji elektronicznej zostały opisane w rozdz. XV SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, s. 2), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie Narodowy Instytut Fryderyka Chopina z siedzibą przy ul. Tamka 43, 00-355 w Warszawie.
2) kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Narodowym Instytucie Fryderyka Chopina pod adresem: ul. Tamka 43, 00-355 Warszawa lub poprzez e-mail iod@nifc.pl.
2. Pozostałe informacje w sprawie RODO znajdują się w rozdz. XXIX ust. 1 i 2 SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje w sprawie ograniczeń stosowania RODO znajdują się w rozdz. XXIX ust. 3 SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.25.34.2026.1

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie obiektów wytypowanych do digitalizacji ze zbiorów Biblioteki PAN w Gdańsku w ramach projektu „Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej: źródła i konteksty". Planowana objętość obiektów wytypowanych do digitalizacji i przygotowania, to ok. 185 100 stron.
2. Świadczenie usługi będzie wykonywane pod następującym adresem: 80-858 Gdańsk, ul. Wałowa 15 (Biblioteka PAN Gdańsk).
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony jest w załączniku nr 1 do SWZ pn. „Opis Przedmiotu Zamówienia”. Zakres i sposób realizacji zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy stanowiące załącznik nr 5 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 92510000-9 - Usługi świadczone przez biblioteki i archiwa

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72330000-2 - Usługi w zakresie standaryzacji i klasyfikacji zawartości lub danych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 300 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 60

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają niżej określone warunki udziału w postępowaniu, ustalone przez Zamawiającego na podstawie art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, dotyczące:
1) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie warunku udziału w postępowaniu.
2) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie warunku udziału w postępowaniu.
3) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie warunku udziału w postępowaniu.
4) Zdolności technicznej lub zawodowej:
Dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
4.1) Konserwator (1). O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że podczas realizacji będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą (łącznie):
a) Wykształcenie wyższe kierunkowe: konserwacja i restauracja dzieł sztuki o specjalizacjach konserwacja papieru i skóry lub konserwacja malarstwa;
b) Doświadczenie w pracy nad dawną książką i innymi typami zbiorów specjalnych (grafiki, fotografie, rękopisy iluminowane) – min. 2 lata;
4.2) Konserwator (2). O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że podczas realizacji będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą (łącznie):
a) Wykształcenie wyższe z zakresu konserwacja papieru i skóry;
b) Doświadczenie w pracy nad dawną książką i innymi typami zbiorów specjalnych (grafiki, fotografie, rękopisy iluminowane) – min. 2 lata;
4.3) Introligator (1). O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że podczas realizacji będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą (łącznie):
a) Wykształcenie kierunkowe w zawodzie introligator;
b) Tytuł mistrza introligatora;
c) Doświadczenie w pracy nad dawną książką (XIX w. i dawniej) – min. 2 lata;
4.4) Introligator (2). O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że podczas realizacji będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą (łącznie):
a) Wykształcenie kierunkowe w zawodzie introligator;
b) Tytuł mistrza introligatora;
c) Doświadczenie w pracy nad dawną książką (XIX w. i dawniej) – min. 2 lata;
4.5) Introligator (3). O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że podczas realizacji będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą (łącznie):
a) Wykształcenie kierunkowe w zawodzie introligator;
b) Tytuł mistrza introligatora;
c) Doświadczenie w pracy nad dawną książką (XIX w. i dawniej) – min. 2 lata;
4.6) Bibliotekarz. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że podczas realizacji będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą (łącznie):
a) Wykształcenie wyższe;
b) Zatrudnienie na stanowisku co najmniej kustosza – min. 2 lata;
c) Doświadczenie w pracy ze zbiorami specjalnymi – min. 2 lata;
d) Doświadczenie w kierowaniu zadaniami / projektami (lub ich koordynowaniu) z zakresu digitalizacji zbiorów – min. 2 projekty;
- Zamawiający nie wyraża zgody, aby funkcje wskazane w rozdz. X ust. 1 pkt 4.1) – 4.6) łączyła ta sama osoba. Każda funkcja musi być realizowana przez inną osobę.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu Zamawiający wymagać będzie złożenia:
a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wymagać będzie złożenia:
a) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego (wg wzoru stanowiącego zał. nr 3a do SWZ), w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie pracami, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

- zał. nr 2 do SWZ - Formularz cenowy,
- zał. nr 3a do SWZ - Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia – warunki udziału w postępowaniu

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:
1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
2) Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z Pełnomocnikiem.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia zostały określone w par. 11 i 12 Projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-08-20 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: strona internetowa prowadzonego postępowania, platforma e-Zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-08-20 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-09-18

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zapisy odnośnie certyfikacji zostały uwzględnione w SWZ (w zakresie możliwości złożenia przez Wykonawcę certyfikatu)