Usługi w zakresie organizowania seminariów – Organizacja 5. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 16-20 listopada 2026 roku

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowej organizacji 5. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (5. WGS), która odbędzie się w dniach 16-20 listopada 2026 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową. 2. Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047). 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w dokumentacji postępowania. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowej organizacji 5. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (5. WGS), która odbędzie się w dniach 16-20 listopada 2026 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową. 2. Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047). 3 Na przedmiot zamówienia składają się usługi: 3.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem, 3.2. zapewnienie noclegów ze śniadaniem, 3.3. zorganizowanie przerw kawowych, 3.4. zorganizowanie posiłków (obiady i kolacje), 3.5. zapewnienie miejsc parkingowych, 3.6. zakup materiałów promocyjnych. 4. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca: 4.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji), wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r. 4.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: 1x nocleg ze śniadaniem w dniu 19 listopada 2026 r.; 4.6. zapewni wyżywienie (2x przerwy kawowe całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 3x obiady, 3x kolacja) dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.; 4.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 16 listopada 2026 r. 1x obiad oraz 19 listopada 2026 r. 1x kolacja; 4.8. zapewni 100 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. 4.9. dostarczy materiały promocyjne według wzorów i w ilościach wskazanych przez Zamawiającego na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji. 5. Szczegółowy o