Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Współczesne wyzwania w rozwoju wsi i rolnictwie w województwie zachodniopomorskim”. Realizacja Planu Operacyjnego KSOW+ na rok 2026.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: ZACHODNIOPOMORSKI OŚRODEK DORADZTWA ROLNICZEGO W BARZKOWICACH

1.3.) Oddział zamawiającego: ZODR

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 001047305

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: 2

1.5.2.) Miejscowość: Barzkowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 73-134

1.5.4.) Województwo: zachodniopomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL428 - Szczeciński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat.barzkowice@zodr.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.zodr.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej zarządzania

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Współczesne wyzwania w rozwoju wsi i rolnictwie w województwie zachodniopomorskim”. Realizacja Planu Operacyjnego KSOW+ na rok 2026.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4bbde6b9-8f55-4dc6-9acd-6133f026bd63

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00373416

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-07-31

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00001505/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.10 Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Współczesne wyzwania w rozwoju wsi i rolnictwie w województwie zachodniopomorskim”. Realizacja Planu Operacyjnego KSOW+ na rok 2026

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Plan Strategiczny dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zodr.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej, wyłącznie za pośrednictwem Adres Platformy Przetargowej:
https://zodr.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Przetargowej.
Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia akceptuje warunki korzystania z Platformy
Przetargowej określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej Platformy Przetargowej w zakładce „Regulamin" oraz
uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert dostępnej w zakładce INSTRUKCJE
https://zodr.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.htm

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Oferta musi być sporządzona pod
rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Wykonawca składa ofertę na Platformie Przetargowej.
W celu złożenia oferty należy wejść na stronę Platformy Przetargowej, w zakładkę „Postępowania” - „Zamówienia publiczne” i
wyszukać niniejsze postępowanie.
Złożenie oferty przez Wykonawcę zalogowanego.
1) Aby złożyć ofertę należy kliknąć ikonę „Zaloguj się, aby złożyć ofertę lub zadać pytanie”. Po wykonaniu powyższej operacji
zostanie otwarta strona logowania. Po zalogowaniu wyświetli się widok danego postępowania przetargowego. W celu złożenia
oferty, należy kliknąć ikonę „Złóż”.
2) Za pomocą „Upuść pliki lub kliknij, aby dodać z dysku” Wykonawca ma możliwość dodania plików składających się na ofertę. Pliki
składane przez Wykonawcę jako oferta są szyfrowane na serwerze. Dla zaszyfrowanych plików po pobraniu i otwarciu, nie jest
możliwe odczytanie ich treści. Pobranie i odczytanie zaszyfrowanych plików będzie dostępne tylko dla Zamawiającego po upływie
terminu otwarcia ofert. Wykonawca posiada możliwość zaznaczenia, czy pliki zawierają informacje niejawne lub dane osobowe.
3) Po załadowaniu wszystkich plików składających się na ofertę należy kliknąć ikonę „Wyślij”. Platforma Przetargowa poprosi o
potwierdzenie złożenia oferty. Po kliknięciu na ikonę „Wyślij” oferta zostanie złożona. Prawidłowość złożenia oferty zostanie
potwierdzona komunikatem „Oferta została złożona”. Ponadto Wykonawca otrzyma wiadomość e-mail potwierdzającą złożenie
oferty.
4) Za datę złożenia oferty rozumie się datę jej wpływu na Platformę Przetargową, tj. datę złożenia oferty wyświetloną na koncie
Zamawiającego wskazaną w kolumnie „Data złożenia oferty”.
Złożenie oferty przez Wykonawcę bez logowania.
1) Aby złożyć ofertę bez logowania należy kliknąć ikonę „Złóż ofertę bez logowania”. Po wykonaniu powyższej operacji zostanie
otwarta strona z opcjami do wprowadzenia danych Wykonawcy składającego dokumenty. Wykonawca zobowiązany jest do podania
danych swojej firmy i danych osoby kontaktowej oraz do zaakceptowania oświadczenia. Następnie wyświetli się strona
umożliwiająca dodanie oferty do Platformy Przetargowej.
2) Za pomocą „Upuść pliki lub kliknij, aby dodać z dysku” Wykonawca będzie miał możliwość dodania plików składających się na
ofertę. Pliki składane przez Wykonawców jako oferta są szyfrowane na serwerze. Dla zaszyfrowanych plików po pobraniu i otwarciu,
nie jest możliwe odczytanie ich treści. Pobranie i odczytanie zaszyfrowanych plików będzie dostępne tylko dla Zamawiającego po
upływie terminu otwarcia ofert. Wykonawca posiada możliwość zaznaczenia, czy pliki zawierają informacje niejawne lub dane
osobowe.
3) Po załadowaniu wszystkich plików składających się na ofertę należy wprowadzić adres e- mail, na który zostanie wysłane
potwierdzenie oraz należy kliknąć ikonę „Wyślij”. Po kliknięciu na ikonę „Wyślij” pojawi się okno do potwierdzenia, gdzie należy
kliknąć „Złóż ofertę”.
UWAGA: powyższa operacja nie skutkuje przekazaniem oferty do Zamawiającego. Aby Zamawiający otrzymał ofertę, należy się
zalogować na skrzynkę poczty elektronicznej i zakończyć proces składania oferty. Po zakończeniu tego procesu wyświetli się
komunikat „Dziękujemy za złożenie oferty”.
Szczegóły funkcjonowania Platformy Przetargowej zostały opisane w Instrukcji składania oferty dla Wykonawcy INSTRUKCJE
https://zodr.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html
Wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Przetargowej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 500 kb/s,
2) zainstalowana przeglądarka internetowa: Internet Explorer minimalnie wersja 10.0, Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera
3) włączona obsługa JavaScript,
4) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader,
5) zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java – Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że:
 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zachodniopomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Barzkowicach Barzkowice 2, 73 – 134 Barzkowice, tel. 91 479 40 53, e – mail: sekretariat.barzkowice@zodr.pl;
 inspektorem ochrony danych osobowych w Zachodniopomorskim Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Barzkowicach Barzkowice 2, 73 – 134 Barzkowice jest Pani Jowita Windak, tel. 91 479 40 34, e-mail: iod@zodr.pl;
 Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy PZP, do upływu terminu na ich wniesienie; dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Współczesne wyzwania w rozwoju wsi i rolnictwie w województwie zachodniopomorskim”. Realizacja Planu Operacyjnego KSOW+ na rok 2026. Postępowanie dofinansowane z środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II Pomocy Technicznej Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;
 odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w szczególności: dostawcy systemów i usług, z którymi współpracuje Zamawiający, podmioty świadczące usługi doradcze, w tym usługi prawne, oraz podmioty, którym dokumentacja postępowania zostanie udostępniona w oparciu o przepisy ustawy PZP lub na podstawie innych przepisów prawa w tym szczególności pomiotom prowadzącym działalność kontrolną wobec Zamawiającego;
 dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego;
 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 osoba, której dotyczą pozyskane w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania dane
osobowe ma:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych, przy czym w sytuacji, gdy wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku, administrator/Zamawiający może żądać wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty bieżącego bądź zakończonego postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora/Zamawiającego ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania .... (z uwagi na ograniczoną liczbę znaków, dalsze zapisy w SWZ)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Osobie, której dane osobowe zostały pozyskane przez Zamawiającego w związku z
prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie przysługuje:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,
gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: KSOW.081.1.12.2026.LM

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Współczesne wyzwania w rozwoju wsi i rolnictwie w województwie zachodniopomorskim. Realizacja Planu Operacyjnego KSOW+ na rok 2026. Postępowanie dofinansowane z środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II Pomocy Technicznej Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 4 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: standard hotelu

4.3.6.) Waga: 40,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy w stosunku do treści oferty, zgodnie z art. 455 ustawy Pzp. Wszelkie zmiany wymagają zgody obu stron i formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Zamawiający dopuszcza zmiany:
a) zakresu realizacji zamówienia przez Podwykonawcę, na pisemny wniosek Wykonawcy o zakres zmian;
b) związane z zaistnieniem siły wyższej w rozumieniu kodeksu cywilnego, klęski żywiołowej powodujące konieczność zmiany terminu realizacji umowy, o czas trwania tych przyczyn;
c) regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania Umowy, w zakresie dostosowującym umowę do tych zmian,
d) Podwykonawcy lub wprowadzenia Podwykonawcy na pisemny wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego,
e) terminu wykonania zamówienia w przypadku wystąpienia okoliczności stanowiących zagrożenie lub potencjalne zagrożenie dla zdrowia publicznego, w szczególności wynikających z alertu rządowego lub samorządowego dotyczącego zagrożenia epidemiologicznego, ograniczenia lub zakazu organizacji imprez lub imprez masowych, a także zakazu organizacji wydarzeń, spotkań itp. w pomieszczeniach zamkniętych,
f) terminu realizacji umowy w wyniku przedłużającej się procedury przetargowej o okres trwania okoliczności związanych z uzupełnianiem, wyjaśnieniami, odwołaniami, itp.
g) Zamawiający dopuszcza zmianę wysokości wynagrodzenia brutto w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT, wyłącznie w zakresie wynikającym ze zmiany stawki, przy zachowaniu niezmienionej wartości netto, chyba że przepisy prawa lub charakter oferty wymagają innego sposobu rozliczenia.
3. Jeżeli występują zmiany w strukturze organizacyjnej Zamawiającego lub Wykonawcy, dotyczące określonych w umowie nazw, numerów oraz nazwisk osób wyznaczonych do kontaktów Strony niezwłocznie informują pisemnie o tych zmianach. Zmiany takie nie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.
3. Zamawiający dopuszcza zmianę obiektu wskazanego w ofercie wyłącznie, jeżeli korzystanie z niego stało się niemożliwe wskutek:
a) pożaru, powodzi, awarii, katastrofy budowlanej albo innego zdarzenia losowego;
b) decyzji właściwego organu uniemożliwiającej korzystanie z obiektu;
c) zamknięcia obiektu z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;
d) działania siły wyższej;
e) innej obiektywnej okoliczności, której Wykonawca, mimo dochowania należytej staranności, nie mógł przewidzieć ani jej zapobiec.
5. Zmiana obiektu wskazanego w ofercie może nastąpić wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego, w przypadkach określonych w niniejszym paragrafie. Obiekt zastępczy musi znajdować się w lokalizacji zgodnej z OPZ, spełniać wszystkie wymagania OPZ oraz posiadać kategorię nie niższą niż obiekt wskazany w ofercie. Zmiana nie może prowadzić do obniżenia jakości świadczenia ani zmiany punktacji, którą oferta Wykonawcy otrzymała w kryterium standardu hotelu.
6. Zamawiający dopuszcza zmianę liczby i struktury pokoi, pod warunkiem zachowania łącznej liczby miejsc noclegowych i standardu określonego w OPZ, jeżeli:
a) zmiana wynika z ostatecznej struktury uczestników;
b) Zamawiający wyrazi na nią zgodę;
c) nie prowadzi do zwiększenia wynagrodzenia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-08-10 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zodr.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-08-10 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-09-08