Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja dwóch biegów w celu promocji Funduszy Europejskich w Wielkopolsce

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631257816

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Al. Niepodległości 34

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-714

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@umww.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.umww.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja dwóch biegów w celu promocji Funduszy Europejskich w Wielkopolsce

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2912c836-6382-419e-8eac-126bd5a85dbf

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00251961

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00057095/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.23 Organizacja imprezy promocyjno-biegowej Funduszy Europejskich nad Jeziorem Maltańskim w Poznaniu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027/projekt: Komunikacja i szkolenia oraz wsparcie beneficjentów i partnerów FEW.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://e-zp.umww.pl/procurements/317/procurement

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między
Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Systemu
E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w
Poznaniu, (zwanego dalej Systemem e-ZP lub Systemem) dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w przy użyciu: Systemu e-ZP dostępnego pod
adresem: https://e-zp.umww.pl.
Ponadto wszelkie informacje dotyczące postępowania, w tym: zapytania i odpowiedzi dla Wykonawców, modyfikacje treści SWZ,
informacje o wynikach postępowania, itp. będą zamieszczane w Systemie e-ZP.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć
udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. Rejestracja i korzystanie z
Systemu E-ZP jest bezpłatne. Zaleca się rejestrację konta w Systemie e-ZP na adres email wskazany w formularzu ofertowym.
2. Użytkownik niezarejestrowany może jedynie przeglądać treści udostępniane w części publicznej Systemu. Jest to równoznaczne
z tym, że użytkownicy niezarejestrowani nie posiadają dostępu do wszystkich funkcjonalności systemu. Dokonując rejestracji
Wykonawca akceptuje Regulamin korzystania z Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW
w Poznaniu.
3. W Systemie E-ZP znajdują się także instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN e-Zamówienia Publiczne) oraz
filmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja,
zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanie
oferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl/
4. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania
i oznaczania czasu odbioru danych Systemu E-ZP:
a) Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8,
b) Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS,
c) Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwera
synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
5. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatu
przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych):
a) stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s;
b) zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze;
c) system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple macOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux.
6. Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu
elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
7. Pliki można podpisać przed dołączeniem do Systemu za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do
Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego.
8. Korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis
elektroniczny, podpis osobisty, profil zaufany, podpis zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego
korzysta Wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:
• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java Web
Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.
9. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składania
podpisu elektronicznego,
a. kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES - pozostałe formaty);
b. podpis zaufany;
c. podpis osobisty;
10. Zamawiający zaleca składnie ww. plików w formacie .pdf.
11. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików oferty w trybie podstawowym oraz wiadomości wynosi 150 MB;
12. W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES,
XAdES) i jego typu (zewnętrzny, otaczający) Wykonawca dołącza do Systemu e-ZP uprzednio podpisane dokumenty wraz z
wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DPR-III-4-1.434.9.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w dniu 26 września 2026 r. dwóch biegów o długości ok. 5.400 m i ok. 10.800 m na torze regatowym Malta w Poznaniu, przygotowanie i prowadzenie dedykowanej strony internetowej, pomiar czasu, ustawienie stoisk informacyjnych, przygotowanie sceny z nagłośnieniem, organizacja konkursu wiedzy o Funduszach Europejskich i innych działań towarzyszących.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

92600000-7 - Usługi sportowe

22462000-6 - Materiały reklamowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-09-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Oprawa wizualna wydarzenia

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja kreatywna konkursu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający uzna warunek dotyczący zdolności technicznej i zawodowej za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1) nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, co najmniej 2 usługi polegające na organizacji imprez o charakterze promocyjno-sportowym i/lub informacyjno-sportowym, a wartość każdej z tych usług wynosiła co najmniej 100 000,00 zł brutto,
2) skieruje do realizacji zamówienia osobę, która pełnić będzie funkcję koordynatora bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę i koordynację imprezy, zarządzającą zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującą nadzór nad całością przebiegu imprezy, która posiada doświadczenie zdobyte w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w pracy koordynatora* podczas co najmniej 2 imprez o charakterze promocyjno – sportowym i/lub informacyjno – sportowym, a wartość każdej z tych imprez wynosiła co najmniej 100 000,00 zł brutto.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 2 pkt 1 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ,
2) wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego /wykaz doświadczenia koordynatora/, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 2 pkt 2 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1) Pliki graficzne w formie wizualizacji:
a) projekt strefy startu/mety,
b) projekt graficzny namiotów,
c) projekt graficzny medalu,
d) projekt graficzny przestrzeni.
2) Szczegółowy opis koncepcji kreatywnej konkursu.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Składana oferta musi zawierać w szczególności następujące dokumenty:
1) Formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SWZ,
2) Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,
3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ,
4) Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdz. IX SWZ,
5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – o ile zachodzi,
6) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – o ile zachodzi.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1) z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, których nie mógł wcześniej przewidzieć, zaszła konieczność zmiany terminu wykonania niniejszej umowy – w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia w innym, jednostronnie wskazanym przez Zamawiającego terminie, uwzględniającym jednak możliwości techniczne Wykonawcy.
2) uległy zmianie stawki podatkowe bądź jakiekolwiek inne należności publicznoprawne wpływające na zobowiązanie pieniężne Zamawiającego – w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy za inną, odpowiednio zmienioną cenę niż wskazana w umowie.
3) zmianie uległa wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
4) zmianie uległy zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawek składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
5) zasady gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (o których mowa w ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych) – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-02 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć poprzez System e-ZP . Oferta musi być złożona przed upływem terminu składania ofert. O terminie złożenia oferty decyduje czas wygenerowania Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) w Systemie e-ZP.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-02 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-07-01