Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja wydarzenia edukacyjnego dla maturzystów z województwa świętokrzyskiego pn. "Vibe na Świętokrzyskie: Studiuj, Pracuj, Rozwijaj się"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W KIELCACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 292346746

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Wincentego Witosa 86

1.5.2.) Miejscowość: Kielce

1.5.3.) Kod pocztowy: 25-561

1.5.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.5.7.) Numer telefonu: 413641600

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wup@wup.kielce.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wupkielce.praca.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja wydarzenia edukacyjnego dla maturzystów z województwa świętokrzyskiego pn. "Vibe na Świętokrzyskie: Studiuj, Pracuj, Rozwijaj się"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-40474bf0-0ca5-4de4-83d6-22aab5fdc9f8

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00590657

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00049518/14/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.23 Konferencje, seminaria - organizacja wydarzenia edukacyjnego dla maturzystów z województwa świętokrzyskiego (usługa wynajem sali wraz z montażem stoisk, cateringiem) podzadanie 1.4

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

„Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” NUMER UMOWY KPO/22/LLL/U/0016, z późn. zm.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-40474bf0-0ca5-4de4-83d6-22aab5fdc9f8

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami zostały określone w Rozdziale X SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zostały określone w Rozdziale X SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje dot. RODO zostały określone w Rozdziale XXV SWZ, par. 16 projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 8 do SWZ) oraz klauzuli informacyjnej RODO (Załącznik nr 12 do SWZ).

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje dot. RODO zostały określone w Rozdziale XXV SWZ, par. 16 projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 8 do SWZ) oraz klauzuli informacyjnej RODO (Załącznik nr 12 do SWZ).

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OKA-II.271.41.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wydarzenia edukacyjnego dla maturzystów z województwa świętokrzyskiego pn. "Vibe na Świętokrzyskie: Studiuj, Pracuj, Rozwijaj się". Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-03-09

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Sposób oceny ofert został określony w Rozdziale XXI SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby pełniącej funkcję Koordynatora

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia publicznego mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
- zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a) należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwa zamówienia, których przedmiotem (każdego z nich) było wykonanie usługi przygotowania, organizacji i obsługi podobnych wydarzeń edukacyjnych do wydarzenia objętego niniejszym postępowaniem, typu targi edukacyjne, giełdy dla szkół, lub innych tożsamych wydarzeń zawierających elementy budowania stoisk targowych /wystawienniczych, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania, nazw podmiotów, na rzecz których usługi wykonywano oraz załączy dowody określające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie – dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmioty, na rzecz których usługi były wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Za tożsame wydarzenie nie uznaje się spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz zorganizowania konkursów.
b) dysponuje co najmniej 1 osobą zdolną do realizacji zamówienia pełniącą funkcję Koordynatora, który zorganizował lub współorganizował przynajmniej 2 wydarzenia tj. targi edukacyjne, giełdy dla szkół lub inne tożsame wydarzenia z elementem budowania stoisk/ stref wystawienniczych/targowych. Za tożsame wydarzenia nie uznaje się spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz zorganizowania konkursów.

Szczegółowe informacje zostały zawarte w Rozdziale III SWZ.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
1) Wykaz doświadczenia Wykonawcy stanowiący Załącznik nr 9 do SWZ zawierający potwierdzenie wykonania, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, co najmniej dwóch wydarzeń, których przedmiotem (każdego z nich) było wykonanie usługi przygotowania, organizacji i obsługi podobnych wydarzeń do wydarzenia objętego niniejszym postępowaniem, typu targi edukacyjne, giełdy dla szkół, lub innych tożsamych wydarzeń zawierających elementy budowania stoisk targowych /wystawienniczych, które Wykonawca wykonał, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania, nazw podmiotów, na rzecz których usługi wykonywano do załącznika należy dołączyć dowody określające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie – dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmioty, na rzecz których usługi były wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Za tożsame wydarzenie nie uznaje się spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz zorganizowania konkursów.
2) Wykaz stanowiący Załącznik nr 10 zawierający potwierdzenie, że Wykonawca dysponuje co najmniej jedną osobą zdolną do realizacji zamówienia pełniącą funkcję Koordynatora, która to osoba posiada doświadczenie w zakresie zorganizowania lub współzorganizowania przynajmniej 2 wydarzeń, tj.: targów edukacyjnych, forów, giełd dla szkół lub innych tożsamych wydarzeń z elementem budowania stoisk/stref wystawienniczych/targowych. Za tożsame wydarzenie nie uznaje się spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz zorganizowania konkursów.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Przedmiotowe środki dowodowe potwierdzające, że oferowana usługa odpowiada wymaganiom określonych przez Zamawiającego (składane wraz z ofertą):
- Formularz opisowy stanowiący załącznik do oferty według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ. Wykonawca podaje pełny adres budynku/hali na terenie miasta Kielce, w której będzie odbywało się wydarzenie.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny (Załącznik nr 11 do SWZ), Zamawiający wezwie do jego złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę Formularz oferty - wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ.
2) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego - odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że Wykonawca wskaże w Formularzu oferty dane, umożliwiające Zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.
3) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) - pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
4) Pełnomocnictwo określające jego zakres - w przypadku gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
2. Każdy z wykonawców występujących wspólnie musi z osobna potwierdzić brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 514).
3. W przypadku gdy oferta złożona przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie uznana przez Zamawiającego za najkorzystniejszą, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego spełnienia następujących warunków:
1) wykonawcy przedłożą umowę regulującą ich współpracę;
2) umowa winna być zawarta na okres realizacji całości zamówienia i nie może
być rozwiązana przed upływem terminu realizacji zamówienia;
3) wykonawcy występujący wspólnie ponosić będą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1) żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w Rozdziale XVII SWZ;
2) oświadczenie stanowiące Załącznik nr 4 do SWZ, składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oświadczenie ma potwierdzać brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje brak podstaw wykluczenia;
3) dokumenty dotyczące umocowania do reprezentowania wykonawcy, o których mowa w rozdz. XV ust. 2 pkt 7 SWZ - składa każdy wykonawca;
4) składają łącznie: pełnomocnictwo, o którym mowa w rozdz. XV ust. 2 pkt 8 SWZ.
5. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, które każdego z nich dotyczą.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Został określony w Załączniku nr 8 do SWZ par. 13.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-18 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę poprzez stronę internetową prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/pl/. Opis sposobu składania ofert w postępowaniu został wskazany w Rozdziale X ust. 2 SWZ.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-18 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-16